Una gestione trasparente e corretta della contabilità è fondamentale per qualsiasi tipo di associazione, sia essa iscritta o meno al Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS).
L’obiettivo non è solo adempiere agli obblighi fiscali e civilistici, ma anche garantire fiducia ai soci, donatori, enti pubblici e privati con cui si entra in relazione.
1. Chi è obbligato a tenere la contabilità?
Tutte le associazioni devono tenere una forma di contabilità, ma le modalità cambiano a seconda della tipologia di ente e delle dimensioni economiche.
| Tipo di associazione | Obbligo contabile | Bilancio richiesto |
|---|---|---|
| Associazione non ETS | Semplice, ma raccomandata | Non obbligatorio per legge, ma consigliato |
| ETS non commerciali | Contabilità semplificata | Bilancio per cassa o ordinario |
| ETS con attività commerciale | Contabilità ordinaria | Bilancio ordinario + rendiconto gestionale |
📌 Le associazioni iscritte al RUNTS sono tenute a redigere annualmente un bilancio, anche se non svolgono attività commerciale.
2. Tipi di contabilità per le associazioni
A. Contabilità per cassa (semplificata)
Adatta agli ETS con entrate inferiori a 220.000 € annui.
Si registrano solo incassi e pagamenti, senza ratei o ammortamenti.
Documenti da tenere:
- Prima nota (registro movimenti finanziari)
- Estratti conto bancari
- Fatture e ricevute
- Verbali di assemblea e consiglio direttivo
B. Contabilità ordinaria
Obbligatoria per:
- ETS con ricavi superiori a 220.000 € annui
- ETS con attività commerciale prevalente
- Associazioni riconosciute con personalità giuridica
Prevede:
- Libro giornale
- Libro inventari
- Bilancio d’esercizio (stato patrimoniale + conto economico)
- Registri IVA (se applicabile)
✅ Le ODV e APS possono usufruire di un regime fiscale agevolato per le attività commerciali, ma devono comunque tenere separata la contabilità istituzionale da quella commerciale.
3. Il bilancio: cosa contiene e quando si approva
Tutte le associazioni iscritte al RUNTS devono approvare ogni anno un bilancio da depositare entro il 30 giugno successivo all’anno di riferimento.
Due forme possibili:
| Tipo di bilancio | Quando si usa | Contenuto principale |
|---|---|---|
| Bilancio per cassa | ETS con entrate < 220.000 € | Entrate e uscite effettive |
| Bilancio ordinario | ETS con entrate ≥ 220.000 € | Stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa |
⚠️ Il bilancio deve essere approvato dall’assemblea dei soci e conservato per almeno 10 anni.
4. Rendiconto delle attività
Gli ETS che ricevono contributi pubblici, raccolgono fondi o hanno rapporti economici rilevanti devono anche predisporre:
- Rendiconto della raccolta fondi occasionale (se svolta)
- Rendiconto per trasparenza (art. 1, L.124/2017, se ricevuti >10.000 € da PA)
- Relazione sulle attività svolte (obbligatoria per alcuni ETS con bilancio ordinario)
5. I libri obbligatori per le associazioni
| Libro | Obbligatorietà | Note |
|---|---|---|
| Libro soci | Obbligatorio | Iscrizioni, recesso, esclusioni |
| Libro verbali assemblea | Obbligatorio | Approvazione bilanci, modifiche statuto ecc. |
| Libro verbali consiglio direttivo | Obbligatorio | Delibere degli organi di gestione |
| Registro volontari | Obbligatorio se presenti | Solo per ETS che si avvalgono di volontari |
📌 È ammesso il formato elettronico, purché le scritture siano aggiornate, leggibili e non modificabili.
6. Separazione tra attività istituzionale e commerciale
Una corretta gestione contabile deve separare le due aree:
- Attività istituzionale: no IVA, no reddito imponibile
- Attività commerciale: soggetta a IVA e IRES, con obbligo di fatturazione
Questa separazione deve riflettersi:
- Nella contabilità (conti separati)
- Nei documenti fiscali (ricevute vs fatture)
- Nei bilanci annuali
✅ Alcune attività (come la somministrazione di cibo a soci o la vendita di gadget) sono considerate commerciali, anche se a fini associativi.
7. Come redigere un bilancio trasparente
Consigli operativi:
- Usa un software gestionale o un foglio Excel ben strutturato
- Conserva ogni documento giustificativo (fattura, ricevuta, contratto)
- Prepara report mensili o trimestrali per controllare la situazione economica
- Tieni aggiornata la prima nota e i movimenti bancari
- Approva e deposita il bilancio in tempo (entro il 30 giugno)
📌 Ricorda: anche i piccoli ETS devono rendicontare e dimostrare la coerenza tra attività e risorse impiegate.
8. Errori da evitare
- Non conservare i documenti giustificativi
- Mescolare spese personali e associative
- Mancata separazione tra attività commerciali e istituzionali
- Non aggiornare i libri obbligatori
- Ritardare l’approvazione o il deposito del bilancio
🧠 Domande frequenti
La mia associazione non ha entrate. Devo comunque fare il bilancio?
Sì, se sei iscritto al RUNTS. Il bilancio può riportare entrate e uscite pari a zero, ma deve essere redatto e approvato.
Posso fare contabilità solo in Excel?
Sì, purché i dati siano precisi, aggiornati e verificabili. È comunque preferibile un software gestionale dedicato.
Cosa succede se non deposito il bilancio al RUNTS?
Rischi la sospensione e, in caso di inadempienza prolungata, la cancellazione dal registro.
Posso pagare in contanti?
Meglio evitarlo. I pagamenti e incassi devono essere tracciabili. I contanti sono ammessi entro i limiti di legge, ma vanno registrati correttamente.
Se svolgo attività commerciale devo avere la partita IVA?
Sì, se è abituale e non occasionale. Serve anche registrazione contabile separata e dichiarazione fiscale.
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