Una buona gestione amministrativa è fondamentale per il corretto funzionamento dell’associazione e per garantire trasparenza, regolarità legale e credibilità verso soci, enti pubblici e sostenitori.
La gestione non si limita alla contabilità: comprende anche la tenuta dei libri sociali, la redazione dei verbali, il rispetto delle scadenze e l’osservanza delle regole statutarie.
1. Obblighi amministrativi di base
Ogni associazione, anche non riconosciuta, è tenuta a:
- Convocare regolarmente l’assemblea dei soci
- Verbalizzare le decisioni degli organi sociali
- Mantenere aggiornati i registri associativi
- Rispettare le norme statutarie e le delibere approvate
Queste pratiche sono essenziali per:
- Dimostrare la democraticità interna
- Accedere a contributi o convenzioni
- Affrontare controlli fiscali o amministrativi
2. I libri sociali obbligatori
Le associazioni devono istituire e tenere aggiornati alcuni libri sociali, anche in formato digitale.
Libri obbligatori (per ETS iscritti al RUNTS):
- Libro dei soci: elenca i soci iscritti, con dati anagrafici e date di ammissione/uscita
- Libro dei verbali dell’assemblea: raccoglie i verbali firmati delle assemblee ordinarie e straordinarie
- Libro dei verbali del consiglio direttivo: registra le riunioni e deliberazioni dell’organo di amministrazione
- Libro del volontariato (se l’associazione si avvale di volontari): obbligatorio per ODV e APS
⚠️ Anche le associazioni non ETS sono fortemente consigliate a tenere almeno i primi due libri.
3. Verbali e convocazioni: come gestirli
Le riunioni degli organi associativi (assemblea, consiglio direttivo) devono essere:
- Convocate con preavviso (secondo quanto previsto dallo statuto)
- Documentate con verbali firmati dal presidente e dal segretario
I verbali devono contenere:
- Data, ora e luogo della riunione
- Elenco dei partecipanti
- Ordine del giorno
- Sintesi degli interventi (facoltativa)
- Delibere approvate, con eventuali voti contrari o astenuti
✅ Consiglio operativo: numerare progressivamente i verbali e conservarli in un raccoglitore o file digitale PDF firmato.
4. Anagrafe dei soci: gestione e aggiornamento
Il libro soci o registro degli associati è uno strumento cruciale per:
- Verificare il diritto di voto
- Dimostrare l’effettiva base sociale
- Gestire il tesseramento e le comunicazioni
Cosa deve contenere:
- Nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, indirizzo
- Data di iscrizione
- Stato (attivo/inattivo)
- Eventuale data di recesso o esclusione
📌 Attenzione: per le APS iscritte al RUNTS, il numero minimo di soci è 7 persone fisiche o 3 associazioni.
5. Adempimenti annuali ricorrenti
Le associazioni devono osservare una serie di adempimenti annuali, che possono variare a seconda della forma giuridica e dell’eventuale iscrizione al RUNTS:
Tra i principali:
- Convocazione e verbalizzazione dell’assemblea annuale di approvazione del bilancio
- Aggiornamento dell’anagrafe soci
- Redazione del rendiconto per cassa o del bilancio d’esercizio
- Comunicazioni obbligatorie (es. modifica del consiglio direttivo all’Agenzia delle Entrate o RUNTS)
✅ Consiglio operativo: predisponi un calendario delle scadenze annuali, tenendo conto delle specificità della tua associazione.
6. Modifiche statutarie e organi sociali
Le modifiche a statuto e organi devono seguire le procedure previste dallo statuto stesso:
- Convocazione dell’assemblea straordinaria
- Delibera con maggioranze qualificate (es. 2/3 dei presenti)
- Verbalizzazione formale
- In caso di ETS, comunicazione al RUNTS entro 30 giorni
7. Comunicazioni all’Agenzia delle Entrate
Ogni variazione rilevante (es. cambio sede legale, cambio codice ATECO, modifica cariche) va comunicata entro 30 giorni all’Agenzia delle Entrate tramite il modello AA5/6 o modello AA7/10 (a seconda della situazione).
⚠️ Le modifiche al consiglio direttivo vanno comunicate anche al RUNTS se l’associazione è iscritta.
8. Conservazione dei documenti
Tutti i documenti amministrativi devono essere conservati con cura per almeno 5 anni, preferibilmente 10.
È ammessa la conservazione digitale, purché sia garantita l’integrità e l’accessibilità dei file.
🧠 Domande frequenti
Cosa succede se non tengo i verbali delle assemblee?
In caso di controlli o contenziosi, l’assenza dei verbali può rendere nulla una delibera o invalidare le decisioni assunte.
I registri devono essere vidimati?
No, non è richiesta la vidimazione. Ma è importante che siano aggiornati, ordinati e disponibili.
Posso gestire tutto in formato digitale?
Sì, purché i documenti siano firmati digitalmente o con firma autografa scansionata e conservati in modo sicuro.
È obbligatorio avere un consiglio direttivo?
Sì, nella maggior parte degli statuti e per le forme ETS è richiesto un organo amministrativo (es. consiglio o direttivo).
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